Книга алфавітного обліку особового складу, додаток 6

Додаток 6 — "Книга алфавітного обліку особового складу" до наказу Міністерства оборони України «Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України» № 280 від 15.09.2022.

1. Книга є документом постійного зберігання і призначена для обліку військовослужбовців строкової військової служби. У військових навчальних закладах книги заводяться на кожний набір курсантів і слухачів.
2. Для зручності у довідковій роботі книга ведеться із дотриманням таких вимог: у разі зміни військовослужбовцем прізвища запис про це переноситься на відповідну букву алфавіту за новим прізвищем, а напроти старого запису в графі 6 робиться помітка, з якої причини та на яку сторінку перенесено запис; у разі прийняття військовослужбовців строкової військової служби на військову службу за контрактом облік щодо них переноситься до книги алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а напроти старого запису в графі 6 робиться примітка «Прийнятий на військову службу за контрактом», вказується, в яку частину, на яку посаду прийнятий, дата та номер наказу; у кінці книги відводиться декілька аркушів для обліку осіб, які тимчасово прикомандировані з інших військових частин на строк більше одного місяця. Перескладати або знищувати книги категорично забороняється. У разі непридатності книги для подальшого використання та зберігання її перескладання може бути проведене спеціально призначеною комісією. Членами комісії на першому аркуші нової книги робиться запис про причину заведення нової книги та про те, що всі записи зі старої книги до нової перенесено вірно. Книги, ведення яких закінчено, зберігають у військових частинах протягом двох років, потім у встановленому порядку здаються на зберігання до Галузевого архіву. На кораблях (суднах) книги перед здачею їх до архіву звіряються з картотеками, які ведуться на березі у відповідних службах персоналу. Якщо особовий склад частини має пільги за проходження військової служби у віддаленій місцевості або в місцевості з особливими кліматичними умовами, то перед здачею книги до архіву на її титульній сторінці та на обкладинці робиться запис: «Особовий склад військової частини має пільги, установлені постановою Кабінету Міністрів України від «____» ____________ 20___ року, № ________». Начальник штабу військової частини засвідчує цей запис своїм підписом та гербовою печаткою.
3. Порядок заповнення граф:графа 2 - відомості «В якому підрозділі проходить службу» записуються у разі переміщення військовослужбовця з одного підрозділу до іншого або вибуття зі списків особового складу військової частини. Для працівників записується номер їхньої трудової книжки (у разі наявності). 3 - на сержантів та солдатів записуються такі відомості: яким районним територіальним центром комплектування та соціальної підтримки призваний, якої області, дата прибуття для відправлення у військову частину. На військовослужбовців, які прибули з інших військових частин, крім цього, зазначається, з якої військової частини прибув та місце її дислокації. До цієї самої графи записуються номери документів, що посвідчують особу військовослужбовця. Графа 5 - якщо зарахування до списків військової частини проведено одним наказом, а призначення на посаду - іншим, то записують номери обох наказів та дати їх підписання, наприклад: «16.11.2009, № 312 - солдат, 22.11.2009, № 318 - водій». Графа 6 заповнюється лише в разі виключення особового складу із списків особового складу частини. Крім номерів та дат наказів про виключення із списків особового складу частини, зазначаються: на звільнених з військової служби - причина звільнення і територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, до якого направлено на військовий облік; на переведених до інших військових частин - умовне найменування військової частини та місце її дислокації, до якої вибув військовослужбовець; на загиблих (померлих) - дата, причина загибелі (смерті), місце поховання, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення про загибель (смерть); на засуджених з відбуванням строку покарання - міру покарання та яким судом засуджено.
4. Гриф обмеження доступу надається за наявності відомостей, що містять інформацію з обмеженим доступом.
5. Дозволяється записувати (друкувати) найменування військової частини у двох або більше рядках, міняти ширину та висоту граф і рядків, розмір (масштаб), напрямок тексту в заголовках, відцентровувати, переносити заголовки на наступний аркуш тощо.
6. Літери українського алфавіту «ґ» та «ь» під час розподілу сторінок книги в алфавітному порядку не використовуються.