Наказ ГШ ЗСУ № 40 — Інструкція з діловодства у Збройних Силах України + Додатки (зі змінами 2026 рік)

Наказом Головнокомандувача Збройних Сил України 31 січня 2024 № 40 затверджено нову Інструкцію з діловодства у Збройних Силах України.

Наказ містить 83 додатки які стосуються діловодства ЗСУ.

Нова Інструкція з діловодства у ЗСУ встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в паперовій та електронній формі в Апараті Головнокомандувача Збройних Сил України, Генеральному штабі Збройних Сил України, командуваннях видів, родів військ (сил) Збройних Сил України, органах військового управління, штабах угруповань військ (сил), військових частинах (установах) Збройних Сил України (далі - військові частини, установи), включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік, зберігання і контроль за виконанням.

Основною формою діловодства у Збройних Силах України є електронна.

Документування управлінської інформації у Збройних Силах України здійснюється в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису, електронної печатки та електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації в паперовій формі, якими визнаються:

• документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога шодо захисту якої встановлена законом;
• електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
• документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України та наказами Міністерства оборони України.

До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням електронного цифрового підпису або засвідчених електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

Проходження в діловодстві Збройних Сил України одного і того самого документа в електронній та паперовій формі не допускається. 

Власник та розпорядник СЕДО, відповідальний за технічне супроводження і забезпечення функціонування (технічне обладнання) системи електронного документообігу, забезпечення захисту інформації, що обробляється в СЕДО, визначені у наказі Міністерства оборони України від 27.10.2023 No 638 "Про затвердження Інструкції з діловодства та документування управлінської інформації в Міністерстві оборони України"

Попередня Інструкція з діловодства у ЗСУ була затверджена наказом Головнокомандувача Збройних Сил України № 124 від 07.04.2017 та втратила чинність на підставі наказу № 40 від 31 січня 2024, яким затвердили нову.